사업 운영 시 비용 관리와 증빙 자료의 확보는 필수적인 절차입니다. 제대로 된 비용 관리를 통해 절세할 수 있는 방법들을 알아보겠습니다.
비용 지출 시 꼭 챙겨야 하는 증빙자료
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1. 매출원가
매출원가는 매출액에 대응하는 상품 및 제품 등의 매입원가 또는 제조원가를 말합니다. 매입 또는 제조에 직접 소요된 부대비용도 포함됩니다. 매출원가는 기초재고액에 당기상품매입액(또는 당기제품제조원가)을 더하고 기말재고액을 차감하여 계산합니다. 매년 12월 31일 기준으로 정확한 재고현황을 실사하여 정확한 수량과 금액을 파악하는 것이 중요합니다.
2. 급여
급여에는 월급뿐만 아니라 상여금, 제수당 등이 포함됩니다. 급여를 지급할 때는 소득세 등을 원천징수하고 급여 지급일 다음 달 10일까지 신고·납부해야 합니다. 예를 들어 5월 급여를 5월 31일에 지급했다면 6월 10일까지 신고·납부해야 합니다. 상시 고용 인원이 20인 이하인 사업장은 반기별 신고·납부도 가능합니다.
가공인건비는 실제로 근무하지 않으면서 급여를 지급하여 경비로 처리하는 것으로, 국세청에서는 이를 확인할 수 있습니다. 따라서 인건비 처리는 사실대로 신고해야 합니다.
3. 잡금
일용직 인건비 지급액을 잡금으로 회계 처리하고, 지급 내역과 수령인의 인적사항을 기재하여 매 분기마다 일용직 지급명세서를 관할 세무서에 제출합니다. 일용직 근로자가 1개월 이상 계속 근무할 경우 4대보험 가입 의무가 있다는 점을 유의해야 합니다.
4. 퇴직급여
퇴직급여는 퇴직금을 중간 정산하거나 퇴사 시 실제 퇴직금을 지급하는 경우 발생합니다. 퇴직금 중간 정산이나 실제 퇴직이 없더라도 해당 연도 퇴직금 추계액의 일정률을 필요경비로 처리할 수 있습니다. 상시 4인 이하 사업장도 2010년 12월 1일 이후 1년 이상 동일 사업장에서 근무한 후 퇴직한 근로자는 퇴직급여를 받을 수 있습니다.
5. 복리후생비
식대, 간식비, 건강보험료 사업자 부담분, 직원 경조사비, 직원 피복비 등은 복리후생비로 분류됩니다. 복리후생비 지출액이 건당 3만 원을 초과할 경우 신용카드매출전표, 현금영수증, 세금계산서 등의 정규 증빙을 수취해야 합니다. 정규증빙을 수취하지 않으면 가산세를 부담해야 합니다.
6. 여비교통비
교통비, 출장여비, 해외 세미나 관련 비용은 여비교통비로 분류됩니다. 택시 요금은 영수증을 수령하고, 직원이 지출한 시내버스 및 지하철 등 이동 비용은 별도의 증빙이 없더라도 지출 결의서를 작성하여 필요경비로 인정받을 수 있습니다.
7. 접대비
거래처와의 식사비, 거래처 경조사비, 거래처 선물비는 접대비로 분류됩니다. 접대비는 반드시 신용카드를 사용하거나 세금계산서, 현금영수증 등의 정규 증빙을 수취해야 합니다. 거래처 경조사비의 경우 지출 건당 20만 원 이내의 금액은 청첩장이나 부고장 등의 증빙을 갖추면 필요경비 처리가 가능합니다.
8. 통신비
전화요금, 인터넷 사용료, 우편 요금, 휴대폰 요금은 통신비로 분류됩니다. 신용카드매출전표 등 정규 증빙을 수취하지 않더라도 복식부기의무자의 경우 정규증빙 미수취 부분에 대한 가산세 부과 대상이 아닙니다.
9. 수도광열비
사업장의 수도요금, 전기요금, 난방 비용 등은 수도광열비로 분류됩니다. 사업장에 따라 전기요금과 난방비 등이 관리비와 함께 청구되기도 하고, 건물주가 발행한 세금계산서를 수령하기도 합니다.
10. 세금과 공과
국민연금 사업자 부담분, 면허세, 자동차세, 균등할 주민세, 주민세 재산분, 협회비 등은 세금과 공과로 분류됩니다. 면허세는 연 1회 납부하며, 자동차세는 연 2회 분납하거나 일시 납부할 수 있습니다.
11. 수선비
기계장치 수리비, 사업장 보수 비용 등은 수선비로 분류됩니다. 수선비 지출액이 300만 원 미만일 경우 지출한 연도에 필요경비로 처리할 수 있으나, 300만 원 이상일 경우 자산으로 계상한 후 감가상각을 통해 처리해야 합니다.
12. 보험료
자동차보험료, 화재보험료, 고용보험료 및 산재보험료의 사업자 부담분은 보험료로 분류됩니다. 관련 증빙은 보험회사의 보험료 납입증명서를 갖추어야 합니다.
13. 차량유지비
업무용 차량의 유류대, 차량 수리비, 검사비, 주차장 사용료, 통행료 등은 차량유지비로 분류됩니다. 유류대와 차량수리비는 신용카드매출전표 등 정규증빙을 수령하고, 검사비나 주차장 사용료는 해당 기관 영수증을 보관해야 합니다.
14. 운반비
문서 전달비용, 기타 운송비용 등은 운반비로 분류됩니다. 퀵서비스 등 이용료는 해당 업체의 영수증을, 택배 영수증 혹은 세금계산서를 수령하면 됩니다.
15. 도서인쇄비
명함 인쇄비, 도서 구입비, 신문대금 등은 도서인쇄비로 분류됩니다. 지출액이 건당 3만 원을 초과하는 경우 신용카드매출전표 등 정규증빙을 수취하지 않으면 가산세를 부담해야 합니다.
16. 임차료
건물 임차료는 건물주가 일반과세자인 경우 세금계산서를 수령합니다. 건물주가 간이과세자인 경우 임차료를 금융기관 간 이체를 통해 지급하고, 송금명세서를 작성·보관해야 합니다.
17. 교육훈련비
사업과 관련된 외부 교육 수강료 등은 교육훈련비에 해당됩니다. 사업자 자녀의 학원비는 사적 경비로 필요경비로 인정되지 않습니다.
18. 소모품비
휴지, 쓰레기봉투 등 소액 소모품 구입비는 소모품비에 해당됩니다. 지출액이 건당 3만 원을 초과하는 경우 신용카드매출전표 등 정규증빙을 수취하지 않으면 가산세를 부담해야 합니다.
19. 지급수수료
신용카드회사 수수료, 전산프로그램 사용료, 세무 수수료 등은 지급수수료에 해당됩니다. 신용카드회사 수수료는 매출 내역을 확인하여 필요경비에 반영해야 합니다.
20. 감가상각비
기계장치 등 취득가액이 100만 원을 초과하는 사업용 자산은 취득 당시 전액 필요경비로 인정되지 않고, 사용수익 기간 동안 감가상각을 통해 매년 일정액만큼 필요경비에 반영됩니다.
21. 광고선전비
인터넷 광고비, 신문 및 방송매체 광고비, 지하철 및 버스 광고비 등은 광고선전비에 해당됩니다. 지출액이 건당 3만 원을 초과하는 경우 신용카드매출전표 등 정규증빙을 수취하지 않으면 가산세를 부담해야 합니다.
22. 외주용역비
외부 인력에게 지출한 비용은 외주용역비에 해당됩니다. 사업자 등록이 안 된 자에게 지급하는 외주용역비는 지급액의 3.3%를 원천징수한 후 다음 달 10일까지 신고·납부해야 합니다.
23. 이자비용
사업 운영과 관련된 대출금 이자비용은 필요경비로 반영이 가능합니다. 그러나 사업용 자산보다 부채가 많을 경우 일부 이자비용은 필요경비로 인정되지 않을 수 있습니다.
24. 기부금
기부금은 개인의 사업과 직접 관련 없이 타인에게 무상으로 지출하는 재산적 증여가액을 의미합니다. 공익성이 있는 기부금은 일정한도 내에서 필요경비로 인정받을 수 있습니다.
마무리
세무조사 시 비용의 적정성 여부를 판단할 때 시간, 장소 등을 고려합니다. 사업과 관련된 비용을 정확히 처리하고 증빙 자료를 확보하는 것은 절세의 지름길입니다.
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